Produktivität in Deinem Unternehmen
Als Selbstständiger oder Unternehmer trägst Du für Dich und Dein Business die Verantwortung. Was sich so schön in einem Satz liest und total logisch klingt, hat es in Wahrheit wirklich in sich. Schauen wir mal etwas tiefer in das Thema.
Jeden einzelnen Tag, stehst Du vor etlichen Entscheidungen und Herausforderungen, die gemeistert werden wollen. Jeden einzelnen Tag, bist Du dafür verantwortlich, Dein Business, Deine persönlichen Wünsche, Deine Gesundheit und natürlich auch Deine Zeit zu managen. Das kann ganz schön herausfordernd sein, denn es geht ja gar nicht darum, jeden Tag fleißig zu sein, sondern darum, jeden Tag produktiv zu sein.
Was meinen wir, wenn wir von Produktivität sprechen?
Aus dem betriebswirtschaftlichen Blickwinkel betrachtet ist Produktivität eine Kennzahl, die das Verhältnis zwischen Produktionsergebnis und den Einsatz von Produktionsfaktoren angibt. Kurz gesagt, ist Produktivität das Verhältnis zwischen dem, was Du rein gibst und dem, was Du rausbekommst. Wenn Du also den ganzen Tag nur fleißig bist, dann hast Du den ganzen Tag ohne Zweifel gearbeitet.
Dennoch hat sich Dein Business nicht im Positiven weiterentwickelt, sondern es wurden irgendwie Aufgaben abgearbeitet, die gerade zu erledigen waren, oder die, die Du gerade gesehen hast oder auch die, die gerade superwichtig an Dich herangetragen wurde, aber nicht die, die Dich und Dein Unternehmen wirklich nach vorne bringen.
So geht es vielen Unternehmern, da bist Du gar keine Ausnahme. Wichtig ist, dass Du Dir dessen bewusst bist, dass dieses hin und wieder im Alltag passiert und wenn Du solche Aufgaben im Alltag bewusst wahrnimmst, dann kannst Du sie auch eliminieren.
Als Unternehmer hast Du eine Vielzahl von Aufgaben, um die Du Dich kümmern musst
Angefangen von: Trage Deine Vision nach außen, dass sie jeder versteht. Nicht nur Deine Kunden, sondern auch ganz wichtig Deine Mitarbeiter. Du bist verantwortlich für die Umsetzung Deiner unternehmerischen Werte, musst die Strategie für Dein Unternehmen entwerfen, kontrollieren und ggf. anpassen. Du musst Dich um eventuell vorhandene Deine Mitarbeiter und ihre Belange kümmern.
Du musst Dein ganzes System immer wieder überprüfen und gegebenenfalls optimieren, an veränderte Marktsituationen angleichen, überflüssiges streichen, den Wachstum Deiner Firma im Blick behalten, Dich weiterentwickeln und irgendwie noch den ganz normalen Alltag meistern.
Wow, das sind jeden einzelnen Tag jede Menge Herausforderungen und ja, nicht jeden Tag ist jeder Bereich superwichtig, doch wie schnell passiert es, wenn man den Fokus auf einen Bereich legt, dass da so viele Themen aufpoppen, die erledigt werden wollen, dass man einen anderen Themenbereich aus den Augen verliert, bis es da wirklich brennt.
Parkinsons Gesetz und dessen Auswirkungen
Hier schlägt, ohne dass Du es wirklich merkst, Parkinsons Gesetz zu. Dieses hat nichts mit der Krankheit zu tun, sondern es ist ein Buch von Cyril Northcote Parkinson aus dem Jahre 1957. Nachdem C. N. Parkinson nach Malaysia versetzt wurde, beobachtete er in einer Kolonialverwaltung, die Arbeitsabläufe und leitete daraus sein Gesetz ab: „Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.“
Das bedeutet, dass es nicht nur Dir als Unternehmer, sondern auch Deinen Mitarbeitern passiert, dass sie überspitzt gesagt, sich an Tätigkeiten festbeißen und sie ohne Zweifel wahrscheinlich perfekt erledigen, nur leider dabei gar nicht produktiv sind, da sie vieles andere liegen lassen oder unter Umständen auch gar nicht sehen, was jetzt viel wichtiger ist und was die Firma deutlich schneller oder weiter nach vorne bringen würde.
Nimm Dir hier Zeit, um einmal darüber nachzudenken, wie die Prozesse in Deiner Firma ablaufen, wo in Deiner Firma Parkinsons Gesetz vorkommt und wie Du sicherstellen kannst, dass es in der Firma nicht mehr so häufig oder am besten noch fast gar nicht mehr zuschlägt.
Die Macht der Gewohnheit oder der Routinen
Wir Menschen lieben ja nun Mal Gewohnheiten und manchmal schleichen sich eben auch Routinen ein, die gar nicht mehr hinterfragt werden, sondern einfach Tag für Tag, Monat für Monat und Jahr für Jahr abgearbeitet werden, einfach nur weil die Prozesse irgendwann mal so aufgesetzt wurden und ggf. einfach von Mitarbeiter zu Mitarbeiter so übertragen wurden.
Wenn dann neue Aufgaben hinzukommen, wird gar nicht geprüft, ob alte Aufgaben vielleicht überflüssig geworden sind. Vielfach fühlen sich Deine Mitarbeiter so, dass immer mehr von ihnen verlangt wird, da so recht keiner mehr genau weiß, was der Einzelne denn eigentlich so genau tut. Meistens kann man Aufgaben bündeln oder es macht Sinn sie neu zu strukturieren oder heutzutage vielleicht auch teilweise zu automatisieren.
Ein weiteres wichtiges Instrument, um die Produktivität zu steigern, ist das Pareto Prinzip
Auch davon hast Du sicher schon gehört. Bitte lese es Dir hier trotzdem noch mal durch und lasse es wirken. Für alle, die es noch nicht kennen, hier kurz eine Erläuterung. Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto fand 1906 heraus, dass in Italien etwa 20 % der Bevölkerung 80 % des Bodens besitzen. Er untersuchte dann auch die Einkommensverhältnisse weiterer europäischer und südamerikanischer Länder und kam zu ähnlichen Ergebnissen. Daraus entwickelte sich das Pareto-Prinzip, die auch 80-20 Regel genannt wird.
Wenn Du das ganze jetzt auf Dein Unternehmen überträgst, dann kannst Du sagen, 20 % der getätigten Aufgaben tragen zu 80 % zum Gesamtergebnis bei. Das hast Du sicher schon häufiger gelesen und ist nichts Neues für Dich.
Doch das gilt nicht einfach nur für Aufgaben, sondern für alles. 20 % Deiner Kunden machen 80 % Deines Umsatzes aus. 20 % Deiner Mitarbeiter sind für 80 % des Erfolges verantwortlich. Ok, man kann die Zahl nicht immer auf das Komma genau anwenden, aber doch als Richtwert kann sie immer eingesetzt werden.
Das Pareto-Prinzip gilt auch auf der negativen Seite
Was aber viel wichtiger ist, was für das Positive gilt, gilt natürlich auch für das Negative. Dieses führen sich nicht so viele Unternehmer vor Augen. Hier zum Beispiel: 20 % Deiner Mitarbeiter tragen zu 80 % einer schlechten Stimmung im Unternehmen bei. 20 % Deiner Kunden verursachen 80 % des Aufwandes in Deinem Betrieb. Andersherum 80 % der getätigten Aufgaben bringen Deinem Unternehmen nur 20 % des Umsatzes.
Du siehst also, wie wichtig die Produktivität für Dein Unternehmen ist. Und dabei ist es völlig egal, ob Dein Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeitet oder vor Ort. Du ständig im Büro / Unternehmen bist oder auf Messen beim Kunden etc. Umso wichtiger ist es, dass Du Prozesse schaffst, die von überall aus einsetzbar und anwendbar sind. Ganz gleich ob Du Einzelunternehmer bist, oder ein oder mehrerer Mitarbeiter hast.
Wichtig ist, dass alle Zahnräder (Aufgaben, Prozesse, Ideen usw.) ineinandergreifen, sodass sie einen optimalen Nutzen für Dein Unternehmen haben. Wir können verstehen, wenn Du jetzt erst mal dasitzt und sagst: „Uff, mir schwirrt ganz schön der Kopf. Wie soll ich das denn alles realisieren, umsetzen, aufdecken …?
Sich der Herausforderung im Alltag stellen
Ja, das ist zugegebenermaßen eine Herausforderung. Denke stets daran auch hier gilt das Pareto-Prinzip. 20 % Deiner Entscheidungen tragen mit 80 % zum Ergebnis bei.
Und keiner erwartet, dass morgen schon alles fertig umgestellt ist.
Dennoch sollte die Produktivitätssteigerung stets einen hohen Stellenwert bei Deinen unternehmerischen Entscheidungen besitzen.
Produktivität ist doch das Gleiche wie Effizienz, oder?
Nein, ganz und gar nicht. Häufig wird das so angenommen. Und das ist auch ganz wichtig zu verstehen, dass es sich hierbei um verschiedene Herangehensweisen handelt. Dieses solltest Du auch ganz klar bei Deinen Mitarbeitern kommunizieren.
Bei der Erhöhung der Produktivität geht es darum, das Ergebnis mit den vorhandenen Ressourcen, wie Zeit, Mitarbeiter etc. zu verbessern. Bei der Erhöhung der Effizienz hingegen geht es darum, die notwendigen Ressourcen wie zum Beispiel die Anzahl der Mitarbeiter zu verringern.
Wenn Du das im Unternehmen von vorneherein klarstellst, dass es Dir wichtig ist, die Produktivität zu verbessern und nicht die Effizienz, dann wirst Du schnell Deine Mitarbeiter auf Deiner Seite haben und konstruktive Lösungsvorschläge von ihnen erhalten.
Wie und an welcher Stelle solltest Du in Deinem Unternehmen gerade ansetzen?
Was gerade in Deinem Unternehmen, das Richtige ist, um die Produktivität zu steigern, lässt sich nur herausfinden, indem Du genau hinschaust. Hierfür hast Du vielerlei Möglichkeiten. Je nachdem wie Deine Firma aufgestellt ist. Vielleicht gibt es Prozessablaufpläne, die Du einsehen und verbessern kannst. Vielleicht kannst Du jemanden damit beauftragen, diese Dinge in Deiner Firma zusammenzustellen.
Vielleicht lässt Du Dir von Deinen Mitarbeitern Listen zusammenstellen, auf denen sie ihre Aufgaben nach Themengebieten und mit Zeitangaben zusammenfassen. Oder Du kannst auch ganz gezielt Deine Mitarbeiter fragen, was sie an ihrem Job verbessern würden. Hier kommen oftmals gute Ideen zutage.
Vielleicht werden täglich To-do-Listen gepflegt oder bereits Textvorlagen von einzelnen Mitarbeitern für immer wiederkehrende Mails gespeichert.
Die Aufzählung hier hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, sondern dient eher der Inspiration, wo Du bei Dir oder Deinen Mitarbeitern hinschauen kannst.
Wie habt Ihr das Ganze denn bei Euch im Unternehmen gelöst?
Du fragst Dich, wie wir auf die Produktivität in unserem Unternehmen achten? Wir nutzen dafür eine separate Software mit dem Namen Linda pro. Selbstverständlich standen wir auch vor diesen und weiteren Herausforderungen und mussten uns überlegen, wie wir dieses am besten in unserem Unternehmen integrieren.
Nach langer Recherche haben wir nichts an Software-Produkten gefunden, die unseren Ansprüchen entsprachen. Immer fehlte irgendwas. So haben wir unsere eigene Software entwickelt. Diese nutzen wir heute im ganzen Unternehmen und stellen sie natürlich auch anderen Unternehmern gern zur Verfügung.